Einführung CC DMS® in der Stadtverwaltung Pirna

Im Zuge der Modernisierung der Verwaltung und parallel zum ersten doppischen Haushaltsjahr begann die Stadt Pirna im Jahre 2007 stufenweise mit der Einführung des Dokumenten-managementsystems CC DMS®. Inzwischen hat es sich zu einem unverzichtbaren, zentralen Informationsspeicher der Verwaltung entwickelt. In Pirna gibt es über 50 verschiedene Fachanwendungen, bei ca. 200 Mitarbeitern in der Kernverwaltung. Ein großer Anteil von Daten wird jedoch mit Hilfe von Office-Anwendungen erstellt. In der Vergangenheit wurden diese in den „Eigenen Dateien“ der Mitarbeiter gespeichert.

Waren Mitarbeiter von ihren Arbeitsergebnissen untereinander abhängig, so wurden teilweise Gruppenverzeichnisse genutzt. Hinzu kommt, dass Informationen vielfach schon in elektronischer Form, wie z. B. E-Mail, vorlagen. Es wurde klar, dass mit einem DMS mehr möglich ist, als nur die Aufbewahrung von elektronischen Daten. Die elektronische Akte muss das Ziel sein, Wissen darf nicht bei einem Mitarbeiter konzentriert sein, sondern muss allen an einem Vorgang Beteiligten zur Verfügung stehen.

Der Produktplan trägt in hohem Maße zur Akzeptanz des Systems in der Verwaltung bei. Inzwischen wird das DMS prozessorientiert und somit strukturübergreifend genutzt.

CC DMS® bietet eine zweistufige rollenbasierte Rechtevergabe. Die zentrale Rechtevergabe ordnet zunächst jedem Nutzer vorhandene Arbeitsbereiche zu, die mit den Produkten gleichzusetzen sind. Die Rechtevergabe kann weiterführend durch autorisierte Mitarbeiter, sogenannte Arbeitsbereichskoordinatoren, unabhängig vom Systembetreuer erfolgen. Die Struktureinheiten der Verwaltung steuern somit den Zugriff auf ihre Akten selbst. Die Ablage nach dem Produktplan ermöglichte eine sanfte Einführung des DMS. Je nach Kapazität, konnten die Fachgruppen und Fachdienste eigenständig entscheiden, mit welchem Produkt sie beginnen wollten. Eine Verpflichtung zur Aufarbeitung von Altakten bestand dabei nicht. Zunächst wurden die allgemeinen Zugriffsrechte für das Produkt festgelegt und die Ablagestruktur erarbeitet. Die Importfunktion ermöglicht dem Nutzer vorhandene Dateien und Verzeichnisse selbstständig zu importieren, was wiederum die Motivation zur sinnvollen Aufarbeitung von historischen Akten weckte.

Mit der Einführung von CC DMS® wurde nicht sofort auf die vollständige elektronische Aktenführung umgestellt. Liegen sachliche oder rechtliche Gründe vor, so werden weiterhin Papierakten geführt. Eine zukunftsweisende Aufgabe besteht in der Langzeitarchivierung elektronischer Daten, da hier ebenfalls eine Anbietungspflicht an kommunale Archive besteht. Parallel ging die Integration von Fachverfahren vonstatten. Mit der Integration des Finanzverfahren H&H wurde in den Bereichen Steuern und Beitreibung begonnen. Für die Sachbearbeiter im Bereich Steuern und Finanzen besteht der Vorteil darin, dass sie nach wie vor nur das Finanzverfahren nutzen. Der Zugriff auf CC DMS® erfolgt im Hintergrund. Die Rechtevergabe wird in diesem Fall vollständig durch das Finanzverfahren gesteuert. Im Bereich Steuern können die Papierakten wesentlich schneller an das Zwischenarchiv übergeben werden, aufwendiges Abheften von Steuerbescheiden kann entfallen. Ein weiterer Schritt soll die Einführung des elektronischen Anordnungswesens sein.

Mit der Bereitstellung moderner Multifunktionsgeräte wurden die technischen Voraussetzungen zum Scannen von Dokumenten geschaffen. Realisiert wurde ebenfalls die Einführung des Vertragsmanagements. Verträge werden in den zuständigen Bereichen erfasst und mit den notwendigen Metadaten versehen. Im Gebäudemanagement wird das Verfahren FM-Tools eingesetzt, welches ebenfalls ein spezielles Vertragsmanagement beinhaltet. Um eine doppelte Datenhaltung und –pflege zu vermeiden, wird mit Hilfe von Dokumentenlinks auf die Verträge im DMS zugegriffen.

Mit CC DMS® sind die Voraussetzungen für den behördenübergreifenden Datenaustausch geschaffen. Ein Datenexport über eine XDOMEA-Schnittstelle ist möglich, was eine wichtige Voraussetzung für die spätere Archivierung des elektronischen Schriftgutes ist. Durch die Integration der elektronischen Signatur steht der Abwicklung digitaler Aufgabenstellung,
wie z. B. EU-DLR, ebenfalls nichts mehr entgegen.

Die technische Einführung von CC DMS® erfolgte zunächst in einer klassischen Client-Server-Umgebung. Da eine hohe Verfügbarkeit der Fachanwendungen heutzutage zwingend erforderlich ist, stellte die Stadtverwaltung Pirna im Rahmen der regelmäßigen Investitionen konsequent auf Servervirtualisierung um. Die physischen Server (VM-Hosts) wurden in einem Cluster zusammengefasst, der auf ein gemeinsames Storagesystem zugreift. Dieses soll zukünftig auch redundant vorliegen. Der Cluster gestattet ein Verschieben der virtuellen Maschinen bei Ausfall eines VM-Hosts. Weiterhin ermöglicht diese Strategie die sinnvolle Trennung von verschiedenen Aufgaben und Prozessen auf entsprechenden Servern. Auch das Datensicherungskonzept wurde den geänderten Bedürfnissen entsprechend angepasst.
Es erfolgte unter anderem eine räumliche Trennung zwischen Servern und Datensicherungssystem, indem dieses in ein anderes Gebäude ausgelagert wurde.
Die Clientsoftware wird auf PCs und Terminalserver unter Einbeziehung von Microsoft Office bereitgestellt.

Einwohnerzahl:  38.262 (Stand 31.12.2011)
CC DMS®-Nutzer:   200