Papierloses Anordnungswesen im Landkreis Uckermark

 

Im Jahr 2008 wurde in der Kreisverwaltung Uckermark das Dokumentenmanagementsystem
CC DMS® angeschafft mit dem Ziel:

  • den Verwaltungsaufwand zu verkleinern
  • den Mitarbeitern der Kreisverwaltung eine moderne Informationstechnologie zur elektronischen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung zur Verfügung zu stellen
  • eine schnelle und hohe Verfügbarkeit der Daten zu erreichen
  • Fehlerquoten bei der Arbeit zu verringern
  • Rationalisierungseffekte bei der Vorgangsbearbeitung zu erreichen, insbesondere durch
    • Reduzierung von Recherchezeiten
    • Wegfall Wegezeiten
    • Reduzierung von Liegezeiten
    • Zeitersparnis bei der Dokumentenerstellung
  • Verbesserung der Aktenführung und -bearbeitung durch weitgehend einheitliche Ordnungskriterien für die Aktenhaltung, hohe Verfügbarkeit der Akten, Vorgänge, Dokument

Die 1. Projektphase  umfasste die Anbindung der Mitarbeiter der Kämmerei und der dort benutzten HKR-Software an das DMS.  Alle Mitarbeiter der Kreisverwaltung, die befugt sind, im HKR zu arbeiten bzw. zu recherchieren haben mit dieser Anbindung die Möglichkeit, die durch das HKR erstellten Dokumente und Listen, die im DMS abgelegt werden, jederzeit über die Fachanwendung aus dem DMS aufzurufen. Damit wurden bereits große Nutzeffekte erreicht und die Effizienz des Finanzwesens gesteigert.  Weiterführender Schritt war die Einführung des elektronischen Anordnungsworkflow im Jahr 2010 in einem Musteramt.  Der Workflow ist folgendermaßen aufgebaut:

  1. Rechnungseingang Poststelle (nicht elektronisch)
  2. Weiterleitung der Rechnung an das Fachamt (nicht elektronisch)
  3. evtl. Prüfung der Rechnung durch das Fachamt (inhaltlich, Beachtung
        Wertgrenzen, RPA) – nicht elektronisch
  4. Erstellung der AO im Fachamt (HKR) durch die Haushaltssachbearbeiter,
        automatische Übergabe der Anordnung an den Anordnungsworkflow und
        Scannen der anordnungsbegleitenden Dokumente bzw. Zuordnung vorher
        gescannter Dokumente aus dem Filesystem im Workflow
  5. Fachamt zur Sachlich/Rechnerischen Feststellung Anordnung m. el.Signatur
        (im Workflow)
  6. Fachamt zur Anordnung m. el.Signatur (im Workflow)
  7. Übernahme der Daten durch Kämmerei (Geschäftsbuchhaltung) –
        Prüfunterschrift mit el. Signatur (im Workflow)
  8. Übergabe an Kasse (Fibu) / Freigabe durch Kasse (Fibu), Ablage der
        Anordnung im DMS

 

Die Nutzer können anordnungsrelevante Prüfvermerke setzen, zuständige Mitarbeiter über die Anordnungsrückgabe per E-Mail benachrichtigen, speicherbare Filter für individuelle Arbeitsabläufe einsetzen u. v. a. Durch unterschiedliche Statusfarben haben sie stets einen schnellen Überblick.

Die Verwaltung des Landkreises Uckermark nutzt im Anordnungsworkflow eine fortgeschrittene Signatur (Konfiguration über Useranmeldung). Optional ist die Rücknahme der Unterschrift möglich.

Benutzerrechte für den Workflow sind vielfältig konfigurierbar:

  • Rechte auf betreffende Konten
  • Rechte zur Zeichnungsbefugnis „Sachlich/Rechnerisch“
  • Rechte zum Anordnen
  • Rechte zur Prüfung
  • Rechte über bestimmte Betragsgrenzen

Die anordnungsbegleitenden Dokumente stehen den berechtigten Personen jederzeit und vollständig zur Einsicht zur Verfügung. Die Daten und Metadaten (Status, Daten der Anordnung, Signaturen, Dokumente, Notizen, Historie) befinden sich anordnungsbezogen in entsprechenden elektronischen Dokumentencontainern.

Der Anordnungsworkflow wurde im Musteramt erfolgreich eingeführt. Ziel ist es, das „Papierlose Anordnungswesen“  auf die gesamte Kreisverwaltung auszuweiten.

An das DMS sollen weitere Fachverfahren angebunden werden, wobei die Anwendung ProBAUG des Bauordnungsamtes schon integriert ist. Schrittweise wird die gesamte Kreisverwaltung des Landkreises Uckermark das Dokumentenmanagementsystem nutzen.

Einwohnerzahl: ca. 130.000
CC-DMS-Nutzer: z. Z. 136 (Hauslizenz)