Interview mit Herrn Dietmar Wolf, Dezernent für Technische Dienstleistungen in der Stadtverwaltung Hoyerswerda, über die Einführung von CC DMS®

Herr Wolf, seit dem Jahr 2003 setzt die Verwaltung Hoyerswerda das Dokumentenmanagementsystem CC DMS® ein. In welchen Bereichen kommt CC DMS® zum Einsatz?

Zum einen nutzen wir das System für unsere Rechnungsablage. Jährlich fiel eine erhebliche Anzahl an Rechnungskopien für den ganzen Hochbaubereich an. Ein ganzer Aktenschrank voller Kopien. Es war viel Arbeit, die Dokumente zu archivieren. Für die Fördermittelabrechnungen mussten die Dokumente oft aus dem Schrank herausgesucht und kopiert werden. Im CC DMS® wurde dann  ein Ordner „Haushalt“ angelegt, indem alle Dokumente nach Jahr und Haushaltsstelle abgelegt werden. Jetzt kann jeder Mitarbeiter schnell alle Dokumente finden. Neben  Zeit haben wir auch jede Menge Papier gespart.


Ein weiteres Beispiel ist das Fotoarchiv. Wir haben in der Stadt zwei Sanierungsgebiete, die seit Anfang der 90er Jahre laufen. Zu Beginn der Sanierung haben wir viele Fotos von den Straßen oder Einzelobjekten gemacht, um später die Veränderungen zu sehen. Sie wurden gescannt und straßen- und häuserweise abgelegt. Vorteilhaft ist, dass jetzt alle Kollegen auf diese Bilder  zugreifen können und diese gleichzeitig katalogisiert werden. Wieder können wir auf „Papierkisten“ verzichten. Wir nutzen den Dokumentindex (z.B. Sanierungsstand, Autor), den wir bei der Suche verwenden.


Um welche Dokumentformate handelt es sich?

Es gibt bei uns Rechnungen im TIFF- und PDF-Format, die Fotos sind im JPG-Format. Außerdem legen wir Word- und Excel-Dokumente ab. Also alle Formate, die zu unseren Vorgängen gehören. Es ist sehr praktisch, dass man im CC DMS® E-Mails gleich zusammen mit den Anlagen ablegen kann.


Sie setzen in Ihrem Hause MS Exchange als Groupwareverfahren ein. Wie gehen Sie mit Ihrem E-Mail-Eingang vor?

Die vorher erwähnte Funktion mit der Anlagenablage nutze ich persönlich sehr oft. Es ist nicht so, dass bei uns jede E-Mail abgelegt wird. Jeder Mitarbeiter ist für seinen Posteingang zuständig und archiviert alle vorgangsrelevanten Dokumente. Bislang wird CC DMS® nur von den einzelnen Fachämtern genutzt. Das wird sich mit der Einführung der Doppik ab 2013 ändern. Die Software fungiert dann als ein verwaltungsweites Dokumentenmanagementsystem. Hierzu wird eine zentrale Ordnerstruktur, in die wir die Bauverwaltung dann einpassen müssen, eingeführt.


CC DMS® ermöglicht den Einsatz des Dokumentenmanagements ohne aufwendige Reorganisation, können Sie es bestätigen?

Ja, z.B. die Zugriffe auf die Foto- und Rechnungsarchive sind möglich, ohne dass die EDV groß administrieren muss. Das kann der jeweilige Bereichsverantwortliche selbst einrichten, indem er Rechte erhält die Zugriffsrechte zu verwalten. Es geht sehr einfach, elegant und wird von uns vielfach benutzt, auch wenn neue Mitarbeiter in den Kreis der Systemnutzer aufgenommen werden. Gleichzeitig vermeiden wir durch die dezentrale Rechtevergabe  versehentliches Löschen von Ordnern und Dokumenten, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter eine Rechnung ablegt und allen anderen nur Leserechte vergibt.


Wie wird CC DMS® von den Mitarbeitern in Ihrer Verwaltung angenommen?

Der Umstieg vom gewöhnlichen Explorer mit dem Speichern der Dokumente auf dem PC oder im zentralen Profil auf ein DMS erfordert schon ein gewisses Umdenken. Es bietet natürlich eine Reihe von Vorteilen, insbesondere wenn man alle Dokumente z.B. im Vertretungsfall einer dritten Person zukommen lassen kann, was mit einer Papierakte oder auf dem eigenen PC nicht funktioniert. Es hat ein bisschen gedauert, bis man den Umstieg vollzogen hat. Immer noch ist nicht die ganze Belegschaft vom Nutzen des Programms überzeugt. Im Jahr 2013 wird es aber für alle verbindlich sein. Diejenigen, die die positiven Seiten des Programms erkannt haben, z.B. leichtes Administrieren der Rechte, schnellen Zugang zu den Dokumenten, nutzen das Programm aktiv.  Z.B. in der Fördermittelabrechnung müssen alle Rechnungen zur Verfügung gestellt werden und es geht hier ganz einfach: die Rechnungen können vom Bereich Hochbau eingesehen werden, alle Dokumente von gewünschten Bereichen können samt Inhaltsverzeichnissen ausgespielt werden. Sind die Dokumente einmal erfasst und abgelegt worden, findet man sie im CC DMS® schnell wieder.


Welche Veränderungen wünschen Sie sich?

Die entsprechenden Symbole (Word, Excel, PDF etc.) von einzelnen Dokumenten wären sehr hilfreich. Und unsererseits, wünsche ich einen besseren Informationsaustausch innerhalb der Verwaltung, damit Neuerungen, die mit den Programmupdates erscheinen, in jeder Abteilung besser und schneller genutzt werden können.

 
Auf unserer Webseite finden Sie immer wieder aktuelle Informationen zu den Versionsupdates und neu erschienen Funktionen.

Ich bedanke mich für das Gespräch.

Einwohnerzahl:  ca.  37.500
CC DMS®-Nutzer:   105

Interview: R. Petrova