Verwaltungsmodernisierung mit dem Dokumentenmanagementsystem CC DMS® in der Gemeinde Mockrehna

 

Die Gemeindeverwaltung Mockrehna hat sich den neuen Aufgaben einer modernen Verwaltungsarbeit gestellt. Mit der Umstellung von der kameralen auf die doppische Buchhaltung war es notwendig, das kommunale Eigentum zu bewerten. Für diese Pflichtaufgaben wird die Software ARCHIKART 4 der Firma ARCHIKART Software AG als Stadtlizenz eingesetzt. Somit gehört die Gemeindeverwaltung Mockrehna zu den Erstanwendern dieser modernen Softwareapplikation.

Bestandteil dieser Stadtlizenz ist die Schnittstelle von ARCHIKART 4 zum Dokumentenmanagementsystem CC DMS®. Durch die frühe Einführung der Schnittstelle konnte die Gemeindeverwaltung noch Einfluss auf die Entwicklung der flexiblen Konfiguration der Schnittstelle nehmen. Im Zuge dieses Prozesses entstand eine Administrationsoberfläche für die individuelle Dokumentenindexierung aller ARCHIKART-Objektarten. Hierdurch ergeben sich mit der Integration zum CC DMS® neue Funktionen zur Auswertung und Suche von Dokumenten auch außerhalb der ARCHIKART-Anwendung. Der Einsatz der Schnittstelle von ARCHIKART 4 – CC DMS® gewährleistet der Gemeindeverwaltung Mockrehna eine revisionssichere rechtskonforme Ablage aller Dokumente, welche in ARCHIKART erzeugt oder als externes Dokument zu einem Datensatz hinzugefügt werden.

Bereits vor Integration der ersten Schnittstelle hat die Gemeindeverwaltung Mockrehna ihren zentralen Posteingang mit Hilfe des CC Postbuchs digitalisiert. Durch das Erfassen und gleichzeitige Einscannen und Zuordnen der Poststücke zu den einzelnen Empfängern im Haus, konnte sie den Postdurchlauf erheblich optimieren. Die verkürzten Postlaufzeiten und das schnelle Auffinden von Posteinträgen im CC Postbuch sowie die Zuordnung von Poststücken auf Mitarbeiter im Haus ergibt eine enorme Zeitersparnis in allen Arbeitsabläufen.

Ein weiterer Schritt zur modernen Verwaltung ist die Einführung der elektronischen Akte für die verwaltungsweite Informationsablage. Basis für die Ablagestruktur ist der für die Doppik entwickelte Produktplan der Gemeindeverwaltung Mockrehna. Dieser wurde durch spezifische Unterstrukturen ergänzt, um eine einheitliche Arbeitsweise in den einzelnen Fachabteilungen zu gewährleisten. Auf dieser Grundlage konnte CC DMS® in allen Fachbereichen flächendeckend in Betrieb genommen werden. Durch die bereits eingescannte Eingangspost kann nun bereits heute eine nahezu vollständige elektronische Akte in den Fachbereichen geführt werden.

Einwohnerzahl: 5.230
CC DMS®-Nutzer: 20