Eingangsrechnungsjournal SASKIA®.de IFR – CC DMS® im Landkreis Nordsachsen

Eingangsrechnungsjournal SASKIA®.de IFR und CC DMS® im Landkreis Nordsachsen

 

Alle Rechnungsdokumente unter einem Hut

 

Der Landkreis Nordsachsen hat mit der erfolgreichen Einführung von CC DMS® - Dokumentenmanagementsystem der Firma LCS Computer Service GmbH - einen weiteren Schritt in der Modernisierung der Verwaltung durchgeführt. Mit dem Wechsel auf das doppische Buchungsmodell und die neue teilzentrale Arbeitsorganisation im Landkreis sollte gleichzeitig eine Prozessautomatisierung in der Finanzabteilung durchgesetzt werden.

 

Dabei bildet die Bearbeitung aller Eingangsrechnungen einen besonderen Schwerpunkt. Zwischen dem zentralen Finanzfachverfahren des Landkreises Nordsachsen, SASKIA®.de-IFR und dem Dokumentenmanagementsystem CC DMS® wurde deshalb eine universelle und vollständig integrierte Schnittstelle notwendig. Dank der konstruktiven Zusammenarbeit der LCS Computer Service GmbH und der SASKIA® Informations-Systeme GmbH sowie der Projektgruppe des Landkreises Nordsachen konnte eine effektive und anwenderfreundliche Lösung entwickelt werden. Dieser neue Rechnungsworkflow ist seit Beginn des Jahres 2014 nach einer kurzen Pilotphase erfolgreich im Einsatz.

Die Eingangsrechnungen werden gescannt und mittels OCR recherchierbar gemacht. Im Anschluss erfolgt die Verschlagwortung über den CC ScanClient mit anschließender, automatisierter und revisionssicherer Ablage im CC DMS®. Die Rechnungen stehen dann im SASKIA®.de-IFR automatisch zur Bearbeitung an und liefern bereits erkannte und definierte Metadaten (z.B. IBAN, BIC etc.) an die Fachanwendung. Mit der Vervollständigung weiterer relevanter Daten im SASKIA®.de-IFR endet die Buchungserfassung. In der ersten Ausbaustufe werden die gescannten Rechnungen sowie die Auszahlungsanordnungen im CC DMS® revisionssicher abgelegt.

Im zweiten Schritt nach einer erfolgreichen Einführungsphase ist geplant, alle entstehenden Dokumente, wie Anordnungen, Storno-Belege oder Vorkontierungen automatisch den entsprechenden Rechnungen zuzuordnen und in den zugehörigen eAkten der CC DMS®-Struktur abzulegen. Mittels direkter Verlinkung in den Auskunfts- und Buchungsmasken im SASKIA®.de-IFR und einem steten, bidirektionalen Abgleich der Daten über einen Webservice sind nun jederzeit alle Dokumente medienbruchfrei, bequem und sicher verfügbar. Das integrierte Berechtigungskonzept erlaubt es allen am Rechnungsworkflow beteiligten Mitarbeitern (Sachbearbeitern, anordnende Stellen, usw.) die Dokumente aus beiden Programmen heraus anzuzeigen.

Mit der Realisierung der Integration CC DMS® – Rechnungsworkflow SASKIA®.de-IFR ist der erste Meilenstein einer Produktintegration und Zusammenarbeit der beider Softwarehäuser geschaffen worden. Der Ausbau auf weitere Module befindet sich derzeit in der Entwicklung.

 

 

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